Các phương pháp soạn, đóng gói hàng hóa và giao hàng cho ĐVVC
Nguồn chính thức · Shopee · Kinh nghiệm thực chiến
Cập nhật: 10/07/2024
Tình huống
Người bán trên sàn Shopee cần tối ưu quy trình xử lý đơn hàng tại kho, bao gồm soạn hàng, đóng gói và bàn giao cho Đơn vị Vận chuyển (ĐVVC) để đảm bảo giao hàng đúng hạn và tránh bị phạt điểm Sao Quả Tạ.
Insight
Bài viết cung cấp hệ thống mẹo vận hành kho chi tiết cho người bán Shopee. Về vai trò nhân viên kho: cần có người điều phối các vai trò chính gồm sắp xếp giao hàng cho ĐVVC, in giấy tờ Vận chuyển (Phiếu gửi hàng/AWB), soạn sản phẩm vào hộp tương ứng (hộp carton tái chế) và dán Phiếu gửi hàng chứa Mã vận đơn, bàn giao kiện hàng cho nhân viên đóng gói. Tùy nhu cầu và mô hình kinh doanh, mỗi vai trò có thể do 1 hoặc nhiều nhân viên đảm nhận, hoặc thay thế hoàn toàn bằng vai trò khác (ví dụ: một nhân viên đảm nhận cả soạn hàng và đóng gói).
Về ưu tiên vận chuyển theo đợt: Ưu tiên 1 là đơn trễ hạn giao hàng và đơn Hỏa tốc; Ưu tiên 2 là đơn vận chuyển Nhanh và Hàng Cồng Kềnh; Ưu tiên 3 là đơn vận chuyển Tiết kiệm. Người bán nên tách đơn lẻ (1 SKU) và đơn nhiều sản phẩm, lọc đơn 1 sản phẩm qua trang Giao hàng loạt để xử lý trước vì hoàn thành nhanh hơn, có thể bàn giao toàn bộ đơn 1 sản phẩm cho 1 nhân viên chuyên trách.
Về mẹo soạn hàng/đóng gói: đựng sản phẩm đã soạn của từng đơn vào thùng carton/hộp nhựa/khay riêng, phiếu gửi hàng vào hộp riêng khác để kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói; giữ vật liệu đóng gói trong cùng một khu vực; phân chia khu vực đóng hàng theo loại sản phẩm (dễ hư hỏng, dễ đổ vỡ, có giá trị cao); tuân thủ Quy định đóng gói đơn hàng của Shopee; kiểm tra hướng in/dán Phiếu gửi hàng và chất lượng kiện hàng để ĐVVC quét mã thành công.
Về mẹo khi ĐVVC đến lấy hàng: đảm bảo đơn sẵn sàng; cập nhật địa chỉ giao hàng và thông tin liên hệ chính xác; tách biệt đơn theo phương thức vận chuyển khác nhau; phân chia kiện hàng theo thời gian ĐVVC đến lấy (Nhóm A giao hôm nay, Nhóm B giao ngày mai); bố trí khu vực gửi hàng-outbound gần lối ra/vào nhà kho; đảm bảo shipper quét mã đơn ngay tại chỗ để xác nhận lấy hàng thành công; liên hệ shipper qua số điện thoại trong trang Bàn giao Đơn hàng nếu không đến lấy và sắp đến giờ đóng cửa; lưu giữ hồ sơ các đợt dời lấy hàng hoặc lấy hàng không thành công.
Về xử lý Khiếu nại: Shopee chủ động loại trừ đơn không phải lỗi người bán khi xem xét Hiệu quả hoạt động Shop, Tỷ lệ đơn hàng không thành công, Tỷ lệ giao hàng trễ, Thời gian chuẩn bị hàng. Nếu bị phạt sai điểm Sao Quả Tạ do lỗi ĐVVC (không đến lấy hàng hoặc lấy hàng trễ), người bán có thể gửi khiếu nại Sao Quả Tạ trên Kênh Người Bán để loại bỏ điểm phạt và khôi phục đặc quyền Shop.
Hành động
- Thiết lập vai trò nhân viên kho: xác định người điều phối các vai trò chính (sắp xếp giao hàng ĐVVC, in AWB, soạn hàng vào hộp carton tái chế, bàn giao kiện hàng), có thể gộp vai trò tùy quy mô.
- Sắp xếp đơn theo đợt Vận chuyển: ưu tiên đơn trễ hạn và Hỏa tốc > Nhanh và Hàng Cồng Kềnh > Tiết kiệm.
- Tách và lọc đơn 1 SKU qua trang Giao hàng loạt, xử lý trước, có thể giao cho 1 nhân viên chuyên trách.
- Soạn hàng: đựng từng đơn vào thùng carton/hộp nhựa/khay riêng, phiếu gửi hàng vào hộp riêng; tập trung vật liệu đóng gói một khu vực; phân khu theo loại sản phẩm (dễ hư hỏng, dễ đổ vỡ, giá trị cao); tuân thủ Quy định đóng gói Shopee; kiểm tra hướng in/dán AWB và chất lượng kiện hàng.
- Khi ĐVVC đến lấy: tách biệt đơn theo phương thức vận chuyển; phân nhóm theo thời gian lấy hàng; bố trí khu vực outbound gần cửa ra vào; bắt buộc shipper quét mã tại chỗ; liên hệ shipper qua số trong trang Bàn giao Đơn hàng nếu chậm trễ; lưu hồ sơ đợt dời lấy hàng.
- Tự mang hàng ra bưu cục: tìm bưu cục gần nhất và giờ làm việc; mang kiện hàng chưa được lấy theo lịch; đảm bảo shipper quét mã tại chỗ.
- Khiếu nại: nếu bị phạt sai Sao Quả Tạ do lỗi ĐVVC, gửi khiếu nại trên Kênh Người Bán để loại bỏ điểm phạt và khôi phục đặc quyền.
- Liên hệ trực tiếp ĐVVC khi gặp vấn đề giao hàng để giải quyết nhanh nhất.
Kết quả
Giúp Shop tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, đẩy nhanh tiến độ soạn hàng và đóng gói, giảm thiểu tắc nghẽn kho, đảm bảo Vận chuyển đúng hạn, tránh bị phạt sai điểm Sao Quả Tạ và khôi phục đặc quyền Shop khi Khiếu nại thành công.
Điều kiện áp dụng
Áp dụng cho người bán Shopee tự quản lý kho và xử lý đơn hàng; có thể điều chỉnh số lượng nhân viên theo quy mô shop; lưu ý Khiếu nại Sao Quả Tạ chỉ áp dụng khi lỗi thuộc về ĐVVC.
Liên kết
- Nền tảng: Shopee
- Funnel: Completion (Hoàn tất đơn)
- Nguồn: https://banhang.shopee.vn/edu/article/21359
Xem thêm: