KakaOnline KB

Các phương pháp soạn, đóng gói hàng hóa và giao hàng cho ĐVVC

6 phút đọc

Các phương pháp soạn, đóng gói hàng hóa và giao hàng cho ĐVVC

Nguồn chính thức · Shopee · Kinh nghiệm thực chiến

Cập nhật: 10/07/2024

Tình huống

Người bán trên sàn Shopee cần tổ chức quy trình kho bãi để xử lý đơn hàng hiệu quả, bao gồm soạn hàng, đóng gói và bàn giao cho Đơn vị Vận chuyển (ĐVVC). Bài viết hướng dẫn cách phân bổ nhân sự kho, ưu tiên xử lý đơn theo phương thức vận chuyển, và các mẹo vận hành để tối ưu hóa quy trình giao hàng.

Insight

Bài viết chi tiết hóa cấu trúc nhân sự kho và quy trình xử lý đơn hàng cho người bán Shopee. Về vai trò nhân viên kho: cần có người điều phối các công việc chính gồm (1) sắp xếp giao hàng cho ĐVVC, (2) in giấy tờ Vận chuyển như Phiếu gửi hàng (AWB), (3) soạn sản phẩm vào hộp tương ứng (hộp carton tái chế) và dán Phiếu gửi hàng chứa Mã vận đơn, (4) bàn giao kiện hàng cho nhân viên đóng gói. Mỗi vai trò có thể do một hoặc nhiều người đảm nhận, tùy theo quy mô và mô hình kinh doanh của shop.

Về ưu tiên thứ tự vận chuyển trong mỗi đợt: Ưu tiên 1 là đơn trễ hạn giao hàng và đơn Hỏa Tốc - Ưu Tiên, Hỏa Tốc và Trong Ngày; Ưu tiên 2 là đơn vận chuyển Nhanh và Hàng Cồng Kềnh; Ưu tiên 3 là đơn Tủ Nhận Hàng và Điểm Nhận Hàng.

Về phương pháp lọc đơn: Tại trang Giao hàng loạt, lọc đơn theo SKU (1 sản phẩm) để xử lý trước vì đơn 1 sản phẩm hoàn thành nhanh hơn, có thể giao cho một nhân viên chuyên trách. Nên tách đơn lẻ và đơn nhiều sản phẩm trong mỗi đợt vận chuyển.

Về mẹo đóng gói: Đựng sản phẩm đã soạn của từng đơn vào thùng carton/hộp nhựa/khay riêng, phiếu gửi hàng vào hộp riêng để kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói; giữ vật liệu đóng gói cùng một khu vực; phân chia khu vực đóng hàng theo loại sản phẩm (dễ hư hỏng, dễ đổ vỡ, có giá trị cao); tuân thủ Quy định đóng gói đơn hàng của Shopee; kiểm tra hướng in/dán Phiếu gửi hàng và chất lượng kiện hàng để ĐVVC quét mã thành công.

Về mẹo khi ĐVVC đến lấy hàng: Đảm bảo đơn sẵn sàng; cập nhật địa chỉ giao hàng và thông tin liên hệ chính xác; tách biệt đơn theo phương thức vận chuyển khác nhau; phân chia kiện hàng theo thời gian ĐVVC đến lấy (Nhóm A giao hôm nay, Nhóm B giao ngày mai); bố trí khu vực gửi hàng-outbound gần lối ra/vào nhà kho; đảm bảo shipper quét mã ngay tại chỗ để xác nhận lấy hàng thành công; liên hệ shipper qua số điện thoại trong trang Bàn giao Đơn hàng nếu không đến lấy và sắp đến giờ đóng cửa; lưu giữ hồ sơ các đợt dời lấy hàng hoặc lấy hàng không thành công.

Về xử lý Khiếu nại: Nếu bị phạt sai điểm Sao Quả Tạ do lỗi ĐVVC không đến lấy hàng hoặc lấy hàng trễ, người bán có thể gửi khiếu nại Sao Quả Tạ trên Kênh Người Bán để loại bỏ điểm phạt và khôi phục đặc quyền shop. Shopee sẽ chủ động loại trừ các đơn không phải lỗi của người bán khi xem xét Hiệu quả hoạt động Shop và các chỉ số Tỷ lệ đơn hàng không thành công, Tỷ lệ giao hàng trễ, Thời gian chuẩn bị hàng.

Về tự mang hàng ra bưu cục: Cần biết vị trí và thời gian làm việc của bưu cục gần nhất; mang các kiện hàng chưa được ĐVVC đến lấy theo lịch ra bưu cục để giao kịp thời; đảm bảo shipper quét mã ngay tại chỗ.

Hành động

Các hành động cụ thể được khuyến nghị:

  1. Tổ chức nhân sự kho: Thiết lập ít nhất một người chịu trách nhiệm điều phối 4 vai trò chính: sắp xếp giao hàng cho ĐVVC, in Phiếu gửi hàng (AWB), soạn sản phẩm vào hộp và dán phiếu gửi hàng có Mã vận đơn, bàn giao kiện hàng cho nhân viên đóng gói. Có thể gộp vai trò tùy quy mô, ví dụ một người làm cả soạn hàng và đóng gói.

  2. Lọc và bàn giao đơn hàng: Sau khi xác nhận đơn, sắp xếp Vận chuyển theo đợt dựa trên Hạn gửi hàng. Ưu tiên thứ tự: (1) đơn trễ hạn + Hỏa Tốc - Ưu Tiên, Hỏa Tốc và Trong Ngày; (2) Nhanh và Hàng Cồng Kềnh; (3) Tủ Nhận Hàng và Điểm Nhận Hàng. Tại trang Giao hàng loạt, lọc đơn theo SKU (1 sản phẩm) để xử lý trước, có thể giao toàn bộ đơn 1 sản phẩm cho một nhân viên chuyên trách.

  3. Soạn hàng và đóng gói: Đựng sản phẩm từng đơn vào thùng carton/hộp nhựa/khay riêng; để phiếu gửi hàng vào hộp riêng; tập trung vật liệu đóng gói cùng khu vực; phân chia khu vực theo loại sản phẩm (dễ hư hỏng, dễ đổ vỡ, giá trị cao); tuân thủ Quy định đóng gói đơn hàng của Shopee; kiểm tra hướng in/dán Phiếu gửi hàng và chất lượng kiện hàng để ĐVVC quét mã thành công.

  4. Khi ĐVVC đến lấy hàng: Chuẩn bị đơn sẵn sàng; cập nhật địa chỉ và thông tin liên hệ chính xác; tách biệt đơn theo phương thức vận chuyển; phân nhóm kiện hàng theo thời gian ĐVVC đến (hôm nay/ngày mai); bố trí khu vực outbound gần cửa ra/vào; bắt buộc shipper quét mã ngay tại chỗ; liên hệ shipper qua số trong trang Bàn giao Đơn hàng nếu không đến và sắp hết giờ; lưu hồ sơ các đợt dời lấy hàng/lấy không thành công.

  5. Xử lý Khiếu nại: Nếu bị phạt sai Sao Quả Tạ do lỗi ĐVVC, gửi khiếu nại trên Kênh Người Bán để loại bỏ điểm phạt và khôi phục đặc quyền. Khi gặp vấn đề giao hàng cho ĐVVC, liên hệ trực tiếp ĐVVC để giải quyết.

  6. Tự mang hàng ra bưu cục: Tìm hiểu vị trí và giờ làm việc bưu cục gần nhất; mang kiện hàng chưa được lấy theo lịch ra bưu cục; đảm bảo shipper quét mã ngay tại chỗ.

Điều kiện áp dụng

Áp dụng cho tất cả người bán trên Shopee sử dụng dịch vụ Vận chuyển qua ĐVVC. Các vai trò nhân viên kho có thể điều chỉnh linh hoạt tùy theo quy mô và mô hình kinh doanh của shop. Shopee sẽ loại trừ đơn không phải lỗi người bán khi Reviews các chỉ số hiệu quả hoạt động.

Liên kết

Xem thêm:

Sơ đồ

Liên kết ngược