KakaOnline KB

Các phương pháp soạn, đóng gói hàng hóa và giao hàng cho ĐVVC

6 phút đọc

Các phương pháp soạn, đóng gói hàng hóa và giao hàng cho ĐVVC

Nguồn chính thức · Shopee · Kinh nghiệm thực chiến

Cập nhật: 10/07/2024

Tình huống

Người bán trên Shopee cần tối ưu quy trình xử lý đơn hàng tại kho, bao gồm sắp xếp giao hàng cho đơn vị Vận chuyển (ĐVVC), in giấy tờ vận chuyển, soạn hàng, đóng gói và bàn giao kiện hàng. Bài viết hướng dẫn các mẹo vận hành kho bãi để đẩy nhanh tiến độ và giảm thiểu lỗi.

Insight

Bài viết cung cấp hệ thống mẹo vận hành kho chi tiết cho người bán Shopee:

  1. Vai trò nhân viên kho: Cần có người phụ trách 4 vai trò chính - sắp xếp giao hàng cho ĐVVC, in giấy tờ Vận chuyển (Phiếu gửi hàng/AWB), soạn sản phẩm vào hộp và dán Phiếu gửi hàng chứa Mã vận đơn, bàn giao kiện hàng cho nhân viên đóng gói. Tùy quy mô shop, một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò (ví dụ: vừa soạn hàng vừa đóng gói).

  2. Ưu tiên thứ tự vận chuyển theo 3 mức: Ưu tiên 1 - đơn trễ hạn giao và đơn Hỏa tốc; Ưu tiên 2 - đơn Nhanh và Hàng Cồng Kềnh; Ưu tiên 3 - đơn Tiết kiệm.

  3. Tách đơn lẻ và đơn nhiều sản phẩm: Sử dụng trang Giao hàng loạt để lọc đơn theo SKU (1 sản phẩm), ưu tiên xử lý đơn 1 sản phẩm trước do hoàn thành nhanh hơn, có thể giao toàn bộ đơn 1 SKU cho một nhân viên để tăng tốc độ.

  4. Mẹo soạn hàng/đóng gói: Đựng sản phẩm từng đơn vào thùng carton/hộp nhựa/khay riêng, phiếu gửi hàng vào hộp riêng để kiểm tra chất lượng; giữ vật liệu đóng gói tập trung một khu vực; phân chia khu vực theo loại sản phẩm (dễ hư hỏng, dễ đổ vỡ, có giá trị cao); tuân thủ Quy định đóng gói đơn hàng của Shopee; kiểm tra hướng in/dán Phiếu gửi hàng để ĐVVC quét mã thành công.

  5. Mẹo khi ĐVVC đến lấy hàng: Đảm bảo đơn sẵn sàng; cập nhật địa chỉ và thông tin liên hệ chính xác; tách biệt đơn theo phương thức vận chuyển; phân chia kiện hàng theo thời gian ĐVVC đến (Nhóm A giao hôm nay, Nhóm B giao ngày mai); bố trí khu vực outbound gần lối ra/vào; bắt buộc shipper quét mã ngay tại chỗ; liên hệ shipper qua số điện thoại trong trang Bàn giao Đơn hàng nếu không đến lấy; lưu hồ sơ các đợt dời lấy hàng hoặc lấy hàng không thành công.

  6. Quyền lợi người bán khi lỗi từ ĐVVC: Shopee chủ động loại trừ các đơn không phải lỗi người bán khi Reviews Hiệu quả hoạt động Shop, Tỷ lệ đơn hàng không thành công, Tỷ lệ giao hàng trễ, Thời gian chuẩn bị hàng. Nếu bị phạt điểm Sao Quả Tạ do lỗi ĐVVC (không đến lấy hàng hoặc lấy hàng trễ), người bán có thể gửi Khiếu nại trên Kênh Người Bán để loại bỏ điểm phạt và khôi phục đặc quyền shop.

  7. Mẹo tự mang hàng ra bưu cục: Nắm vị trí và giờ làm việc bưu cục; mang kiện hàng chưa được ĐVVC lấy theo lịch; đảm bảo shipper quét mã ngay tại chỗ.

Hành động

Các hành động cụ thể người bán cần thực hiện:

  1. Tổ chức nhân sự kho: Phân công ít nhất một người phụ trách điều phối 4 vai trõ chính (sắp xếp giao hàng, in AWB, soạn hàng, bàn giao đóng gói). Tùy quy mô có thể gộp vai trò hoặc thay thế bằng vai trò khác.

  2. Lọc và ưu tiên đơn hàng: Sau khi xác nhận đơn, sắp xếp Vận chuyển theo đợt dựa trên Hạn gửi hàng. Áp dụng thứ tự ưu tiên: (1) đơn trễ hạn + Hỏa tốc, (2) Nhanh + Cồng kềnh, (3) Tiết kiệm.

  3. Sử dụng trang Giao hàng loạt: Lọc đơn theo SKU (1 sản phẩm) để xử lý trước; bàn giao toàn bộ đơn 1 sản phẩm cho một nhân viên soạn/đóng gói để tăng tốc.

  4. Quy trình soạn hàng chuẩn: Mỗi đơn đựng riêng thùng/hộp/khay; phiếu gửi hàng để hộp riêng; tập trung vật liệu đóng gói một khu vực; phân vùng theo đặc tính sản phẩm (dễ hỏng, dễ vỡ, giá trị cao); tuân thủ Quy định đóng gói Shopee; kiểm tra hướng in/dán AWB để ĐVVC quét mã được.

  5. Chuẩn bị khi ĐVVC đến: Tách biệt đơn theo phương thức vận chuyển và gắn nhãn đúng; phân nhóm A/B theo thời gian giao; bố trí khu vực outbound gần cửa ra vào; bắt buộc quét mã xác nhận tại chỗ; liên hệ shipper qua số trong trang Bàn giao Đơn hàng nếu sắp đóng cửa mà chưa đến; lưu trữ hồ sơ dời lấy hàng/lấy không thành công.

  6. Xử lý Khiếu nại ĐVVC: Nếu bị phạt Sao Quả Tạ do lỗi ĐVVC, vào Kênh Người Bán gửi khiếu nại để loại bỏ điểm phạt và khôi phục đặc quyền.

  7. Tự mang ra bưu cục: Tra cứu danh sách bưu cục gần nhất; mang kiện chưa được lấy theo lịch; đảm bảo quét mã xác nhận tại chỗ.

  8. Liên hệ ĐVVC trực tiếp khi gặp vấn đề giao hàng để giải quyết nhanh nhất.

Kết quả

Giúp shop tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, đẩy nhanh tiến độ soạn hàng và đóng gói, giảm thiểu tắc nghẽn khi ĐVVC đến lấy hàng, đảm bảo quét mã thành công, và bảo vệ điểm Sao Quả Tạ khi lỗi thuộc về ĐVVC.

Điều kiện áp dụng

Áp dụng cho người bán trên Shopee có quy trình tự quản lý kho và Vận chuyển cho ĐVVC. Các mẹo về phân vùng kho và ưu tiên đơn hàng phù hợp với shop có khối lượng đơn hàng lớn, cần tổ chức nhân sự kho bài bản. Quy định về Khiếu nại Sao Quả Tạ áp dụng khi có bằng chứng lỗi thuộc về ĐVVC.

Liên kết

Xem thêm:

Sơ đồ

Liên kết ngược