Quản lý đơn hàng giao không thành công - Kênh Quản Lý Shop
Nguồn chính thức · Shopee · Thông tin chính thức
Cập nhật: 06/06/2023
Tình huống
Người bán trên Shopee cần quản lý các đơn hàng giao không thành công, bao gồm theo dõi trạng thái Hoàn trả, xử lý hàng hoàn về, ghi nhận chi phí thất thoát/hư hỏng, và đối chiếu kế toán. Nền tảng Shopee cung cấp tính năng tự động ghi nhận đơn giao không thành công thay vì quản lý thủ công.
Insight
Tính năng Quản lý đơn giao không thành công trên Kênh Quản Lý Shop Shopee tự động ghi nhận các đơn hàng giao không thành công, giúp người bán giảm thiểu quản lý thủ công và giảm rủi ro thất thoát hàng hóa. Người bán có thể theo dõi 3 trạng thái Hoàn trả của đơn vị Vận chuyển: đang trả hàng, đã trả hàng, trả hàng không thành công. Truy cập qua mục “Giao Không Thành Công” trong tính năng Đơn hàng hoặc xem tổng quan tại Bảng tổng quan. Hệ thống tự động ghi nhận đơn giao không thành công, người bán chỉ cần theo dõi và nhập lại hàng vào kho khi hàng hoàn về. Có 2 trường hợp xử lý chính: (1) Hàng trả về thành công và nguyên vẹn - chọn nhập lại vào kho, có thể dùng “Đồng ý nhập kho trực tiếp” để nhập nhanh không cần xác nhận phiếu nhập hàng; (2) Hàng bị thất lạc hoặc không còn nguyên vẹn - nhập thêm chi phí khác, nếu thất lạc hệ thống tự động hiển thị đền bù tại cột Đền bù và người bán nhận Bồi thường từ Shopee, nếu hư hỏng cần liên hệ CSKH Khiếu nại. Quan trọng: người bán cần quay video mở hàng hoàn để có bằng chứng xác thực với Shopee trong trường hợp lỗi từ đơn vị vận chuyển hoặc người mua. Đối với đơn “Chờ hoàn” có thể kiểm tra theo 3 mục: Tất cả, Hàng thất lạc, Đơn “Đã trả hàng” hôm nay. Có thể tải file Excel để đối chiếu trạng thái giữa hệ thống và thực tế khi cần liên hệ CSKH hỗ trợ/khiếu nại. Về kế toán: khi đơn được nhập về kho hoàn tất, hệ thống tự động giảm trừ Doanh thu, Giá vốn hàng bán và Lợi nhuận gộp đã ghi nhận khi giao cho vận chuyển, xem khoản giảm trừ tại Nhật Ký Giao Dịch. Khi đơn thất thoát hoặc hư hỏng không nhập lại được, chi phí thất thoát ghi nhận dưới dạng chi phí khác của mục Kết Quả Kinh Doanh và Nhật Ký Giao Dịch.
Hành động
Bước 1: Truy cập tính năng Quản lý đơn giao không thành công qua mục “Giao Không Thành Công” trong Đơn hàng hoặc Bảng tổng quan. Bước 2: Theo dõi trạng thái Hoàn trả (đang trả hàng, đã trả hàng, trả hàng không thành công) bằng cách di chuyển chuột vào vị trí trạng thái đơn để xem nhanh chi tiết Vận chuyển. Bước 3: Tìm kiếm nhanh bằng ID đơn hàng, Ngày cập nhật. Bước 4: Xử lý đơn đã nhận lại hàng: Nhấn “Giao không thành công” → chọn “Trạng thái hoàn” → chọn trạng thái muốn kiểm tra. Trường hợp hàng nguyên vẹn: chọn “nhập lại vào kho” hoặc “Đồng ý nhập kho trực tiếp” để nhập nhanh → Xác nhận. Trường hợp hàng thất lạc/hư hỏng: chọn “Thêm chi phí” → nhập chi phí khác tại cột “Chi phí khác” → nếu thất lạc đợi hệ thống hiển thị đền bù tại cột “Đền bù”, nếu hư hỏng liên hệ CSKH Khiếu nại → Nhấn “Thêm” → “Ok”. Có thể “Xem các giao dịch” để kiểm tra chi tiết hoặc “Chỉnh sửa ghi chú” để lưu thông tin đối chiếu. Bước 5: Đối với đơn “Chờ hoàn”, nhấn “Chờ hoàn” để kiểm tra theo 3 mục: Tất cả, Hàng thất lạc, Đơn “Đã trả hàng” hôm nay. Bước 6: Khi có chênh lệch trạng thái giữa hệ thống và thực tế: tại “Giao không thành công” nhấn biểu tượng mũi tên → “Tất cả trang” → “Xuất danh sách các đơn hàng đã chọn” để tải Excel, dùng file này liên hệ CSKH hỗ trợ/khiếu nại. Mẹo quan trọng: Khi nhận hàng hoàn, bắt buộc quay video mở hàng để có bằng chứng xác thực với Shopee nếu lỗi từ đơn vị vận chuyển hoặc người mua.
Kết quả
Giảm thiểu các bước quản lý thủ công, giảm tỷ lệ rủi ro thất thoát hàng hóa, tự động cập nhật kế toán (giảm trừ doanh thu/giá vốn/lợi nhuận gộp khi hoàn kho, ghi nhận chi phí khác khi thất thoát), và nhận Bồi thường từ Shopee cho hàng thất lạc.
Điều kiện áp dụng
Áp dụng cho người bán sử dụng Kênh Quản Lý Shop Shopee, có đơn hàng giao không thành công qua đơn vị Vận chuyển Shopee. Tính năng hỗ trợ tự động nhưng người bán vẫn cần chủ động xử lý nhập kho và ghi nhận chi phí thủ công. Video mở hàng hoàn là bằng chứng quan trọng để Khiếu nại.
Liên kết
- Nền tảng: Shopee
- Funnel: Completion (Hoàn tất đơn)
- Nguồn: https://banhang.shopee.vn/edu/article/8162
Xem thêm: